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Gestión de Proyectos PMI

Idhasa Proyectos

Toda empresa requiere de un enfoque para gestionar cualquier proyecto independientemente de su tamaño, complejidad o duración. Tanto si quiere organizar una boda como desarrollar un nuevo producto o enviar un astronauta a Marte, para asegurarse el éxito, necesitará organizarse y realizar una serie de tareas de gestión.

Usaremos la Guía de los Fundamentos para la Dirección de realizada por la mayor organización mundial de profesionales de la gestión de proyectos, el Project Management Institute. En ella se describe la evolución por la que atraviesa todo proyecto, se definen los conceptos fundamentales y se explican las tareas a realizar para cumplir los objetivos con éxito.

Esta norma se desarrolló a partir de las buenas prácticas reconocidas de los profesionales dedicados a la dirección de proyectos que han contribuido a su desarrollo.

Qué es un Proyecto

  • Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
  • La naturaleza temporal de los proyectos implica que un proyecto tiene un principio y un final definidos. 
  • Que los proyectos sean un esfuerzo temporal no significa que tengan que durar poco, eso dependerá del tipo de proyecto.
  • Un proyecto puede ser una fase de otro proyecto mayor. 

Grupos de Procesos de un Proyecto

En todos los proyectos tenemos que realizar tareas o procesos que agruparemos en:

  1. INICIO
  2. PLANIFICACIÓN
  3. EJECUCIÓN
  4. SEGUIMIENTO Y CONTROL
  5. CIERRE.

En PMI los llamamos Grupos de Procesos ya que cada uno tiene una serie de procesos que deberemos tener en cuenta en cada proyecto.

Los procesos no son más que unas tareas o trabajos para gestionar y dirigir los proyectos.

Idhasa Proyectos

Inicio

En esta etapa se define el alcance inicial y se comprometen los recursos financieros iniciales. Además se identifican las personas interesadas en el proyecto (stakeholders), tanto internas como externas, que van a participar y ejercer alguna influencia sobre el resultado global.

Idealmente es en este momento cuando se selecciona el director de proyecto.

Toda esta información se registra en el acta de constitución del proyecto y en el registro de interesados. En el momento en que se aprueba el acta de constitución del proyecto, éste se considera oficialmente autorizado.

Involucrar a los patrocinadores, clientes y otros interesados durante el inicio genera un entendimiento común de los criterios de éxito, reduce los gastos generales de participación y, en general, mejora la aceptación de los entregables y la satisfacción del cliente y los demás interesados.

Planificación

El grupo de procesos de Planificación está compuesto por aquellos procesos realizados para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, y desarrollar la línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos.

Debido a la naturaleza compleja de la dirección de proyectos a medida que se va recopilando y comprendiendo más información o más características del proyecto, es probable que se requiera una planificación adicional.

El beneficio clave de este grupo de procesos consiste en trazar la estrategia y las tácticas, así como la línea de acción o ruta para completar con éxito el proyecto.

De este grupo de procesos obtendremos el plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto que explorarán todos los aspectos del alcance, el tiempo, el costo, la calidad, las comunicaciones, los recursos humanos, los riesgos, las adquisiciones y la participación de los interesados del proyecto.

Dependiendo del tamaño y complejidad del proyecto se podrán realizar más o menos documentos así como más extensos o menos. Es decisión del director del proyecto adaptar la guía para la dirección de proyectos a su caso concreto.

Los mínimos documentos que se deberán realizar son:

  1. Definir el alcance del proyecto. Qué es lo que queremos conseguir.
  2. El cronograma. Cuándo lo obtendremos.
  3. El presupuesto. A qué coste.

Estimación de Costos Paramétricos

Idhasa Proyectos

Incluye los procesos relacionados con planificar, estimar, presupuestar, financiar, gestionar y controlar los costes de manera que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

Coordinación del Proyecto Ejecutivo

Idhasa Proyectos

Los procesos de esta área de conocimiento tratan de unificar todos los demás procesos para darle coherencia. Corresponden a los propios del director de proyectos.

Coordinación de Ingenierías

Idhasa Proyectos

Se gestiona todo el trabajo requerido para completar el proyecto. Se cruza información de las distintas disciplinas involucradas para que de forma anticipada se solucionen las posibles interferencias que puedan presentarse entre las mismas.

Gestión de Permisos

Idhasa Proyectos

Se realizan los trámites necesarios para el cumplimiento de requisitos y documentación que permita obtener los permisos necesarios para la ejecución del proyecto en cumplimiento con las normas vigentes.

 

Ejecución

El grupo de procesos de Ejecución está compuesto por aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto, que redactamos en los procesos de planificación, a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. Este grupo de procesos implica coordinar personas y recursos, gestionar las expectativas de los interesados, así como integrar y realizar las actividades del proyecto conforme al plan para la dirección del proyecto.

Gran parte del presupuesto del proyecto se utilizará en la realización de los procesos de este grupo.

Se debe ejecutar lo que se planificó y solo eso para evitar desviaciones. Las modificaciones posteriores deberán estar previamente estudiadas y validadas. Esto se realiza en el grupo de procesos que veremos a continuación, el de seguimiento y control. Estos dos, Ejecución y Seguimiento y Control se realizan simultáneamente ya que durante la ejecución del proyecto, en función de los resultados obtenidos, se puede requerir una actualización de la planificación y una revisión de sus metas. Esto puede incluir cambios en la duración prevista de las actividades, cambios en la disponibilidad y productividad de los recursos, así como responder a riesgos no previstos.

Supervisión, Seguimiento y Control
Acabados, Mobiliarios y Equipamiento
Proyectos Llave en Mano

Supervisión, Seguimiento y Control

Idhasa Proyectos

Si solo ejecutásemos no nos daríamos cuenta si nos estamos desviando de nuestros objetivos o incluso si estamos cometiendo errores, por eso, a la vez que ejecutamos debemos controlar el trabajo realizado.

El grupo de procesos de Seguimiento y Control está compuesto por aquellos procesos requeridos para rastrear, analizar y dirigir el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.

El beneficio clave de este grupo de procesos radica en que el desempeño del proyecto se mide y se analiza a intervalos regulares para identificar variaciones respecto del plan inicial.

  • Se controlan los cambios y se recomiendan acciones correctivas o preventivas para anticipar posibles problemas.
  • Se monitorean las actividades del proyecto comparándolas con el plan inicial.
  • Se controla que solo se ejecuten cambios aprobados.

Éste monitoreo continuo proporciona conocimiento sobre la salud del proyecto y permite identificar las áreas que requieren más atención.

Acabados, Mobiliarios y Equipamiento

Idhasa Proyectos

La gestión de la calidad en los acabados trabaja para asegurar que se alcancen y se validen los requisitos del proyecto, también incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir productos, servicios requeridos.

Proyectos Llave en Mano

Idhasa Proyectos

Integración sistematizada de todos los procesos de inicio a cierre de un proyecto, entregando el producto final a plena satisfacción del cliente.

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